Gestão de obras: como fazer corretamente e dicas

A gestão de obras é uma prática fundamental para garantir o sucesso dos projetos enquanto são executados. Essa gestão deve começar antes da obra ser executada no canteiro, através de um planejamento eficiente.

Isso porque o foco da boa gestão de obras é concretizar os objetivos do projeto. Assim, busca-se garantir que tudo saia conforme pré-determinado, com qualidade, dentro do prazo e orçamento, evitando atrasos e mais custos.

Além disso, uma boa gestão é aquela que ainda é capaz de prever imprevistos antes mesmo que eles aconteçam, para que as soluções sejam entregues sem maiores prejuízos. Afinal, tratando-se de obras, quando algo é mal feito, feito errado ou não é previsto, todo o restante é prejudicado.

E o resultado? Atrasos, prejuízos e muita dor de cabeça! Por isso, em uma gestão de obras, cada etapa é detalhada em um planejamento claro e realístico para que tudo saia de acordo com o projeto original, mesmo que hajam mudanças durante o percurso.

Sendo assim, o gerenciamento deve ser feito por profissionais com conhecimentos em campos específicos e características de liderança bem definidas. Quer saber como fazer uma boa gestão de obras? Então, venha com a gente que vamos te dar todas as dicas!

O que é gestão de obras?

No Brasil, a gestão de obras é uma atribuição de arquitetos e engenheiros civis, regulamentada pela Lei 5.194, de 1996. E Gerencia Obras significa administrar, simultaneamente, o tempo, os recursos e a equipe dentro e fora do canteiro de obras. Isto a fim de cumprir o cronograma e a previsão financeira proposta no orçamento do projeto inicial.

Com isso, a sua principal finalidade é evitar erros nas etapas de construção e prever imprevistos, para que não ocorram perdas, atrasos e prejuízos, que comprometam a qualidade e o tempo do projeto.

Como se pode imaginar, a equipe de profissionais envolvidos em uma obra é grande e diversificada. Por isso, a coordenação e supervisão constante através de uma gestão de obras é fundamental.

Por que a gestão de Obras é necessária?

Uma boa gestão de obras se faz necessária para que o projeto seja concluído conforme estipulado e dentro do prazo. Pois quando há um bom gerenciamento do projeto, a execução do projeto é bem feita, beneficiando contratante e contratado.

Além disso, uma gestão de obras bem sucedida é capaz de detectar problemas de forma antecipada e apresentar soluções eficientes para todos os imprevistos, antes que possam prejudicar o andamento do projeto.

O gestor de obras

Para uma boa gestão de obras é necessário também um bom gestor! Afinal, é ele o profissional que ficará responsável pela execução da obra e de todas as ideias concebidas no projeto. 

Portanto, para que esse gerenciamento seja eficiente, o gestor de obras deve ter um perfil com características específicas. Como por exemplo, ser uma pessoa experiente, capacitada, organizada e ter conhecimentos variados. Em suma é preciso saber lidar com pessoas diferentes e suportar situações difíceis, pressão, entre outras coisas.

É ele quem vai tratar de todas as negociações entre construtora, arquiteto, cliente, fornecedores e etc. Além disso, deverá controlar o andamento do projeto, elaborando o seu planejamento e tomando todas as decisões.

Para tanto, suas responsabilidades podem incluir as seguintes questões:

• Contratar e treinar a mão de obra;
• Coordenar e supervisionar  os profissionais e as etapas de produção; 
• Escolher materiais e acabamentos, comprar e acompanhar a sua utilização para evitar desperdícios;
• Respeitar, controlar e cumprir o orçamento e o cronograma;
• Delegar responsabilidades;
• Garantir a fiel execução dos projetos.

10 Ações indispensáveis de um bom gestor de obras

Saber como gerenciar uma obra é desafiador, pois as ações de um bom gestor devem ser precisas. Simultaneamente deve-se trazer soluções quando os problemas aparecem ou quando mudanças devem ser feitas. 

Uma boa estratégia é manter a comunicação aberta e fluida, estando sempre disposto a ouvir as opiniões de sua equipe. Dessa forma, isso já diminui bastante a margem de erros. Seguem abaixo algumas ações indispensáveis para uma boa gestão:

1) Observar:

Possibilita verificar se o planejamento está seguindo conforme previsto ou se serão necessárias ações para que o prazo seja cumprido. 

2) Orientar: 

Se a equipe não é orientada com todas as informações necessárias sobre o projeto a obra fica vulnerável aos riscos. Definitivamente, as informações devem ser sempre passadas com clareza para garantir seu entendimento. 

3) Acompanhar: 

Toda orientação deve ser acompanhada enquanto as funções são desempenhadas para que funcione. 

4) Comunicar: 

A maneira como o gerenciador se comunica é o que define o sucesso de uma decisão. Antes de mais nada, todos devem ser comunicados sobre ocorrências que interfiram nos trabalhos de um ou mais profissionais.

5) Motivar: 

Um bom gestor costuma motivar a sua equipe para que o cansaço e a pressão não prejudique o cumprimento dos prazos e a qualidade da execução. 

6) Compreender:  

Compreender é o contrário de ignorar um erro cometido ou não cumprimento de uma tarefa ou prazo. Dessa forma, um bom gestor se coloca no lugar do outro e tenta ser justo e objetivo ao tomar uma decisão. Logo, é sempre importante destacar a importância de cada trabalho para o andamento e a conclusão da obra. 

7) Aprender: 

É sempre bom se manter atualizado nas devidas informações e nunca desprezar o conhecimento que cada indivíduo da equipe possui.

8) Ouvir: 

Um bom gestor deve saber ouvir a todos: cliente, equipe e colaboradores. Logo, buscar absorver todas as contribuições para correção ou criação de estratégias que possam surgir.

9) Equilibrar: 

A posição de líder de equipes exige decisões ponderadas, pois o equilíbrio traz tranquilidade e neutraliza supostas insatisfações.

10) Liderar: 

Por meio da liderança se estabelece um canal de envolvimento e cumplicidade com a equipe. Dessa forma é possível ter um melhor rendimento na realização de tarefas e cumprimento dos prazos.

Como fazer uma boa gestão de obras?

Uma boa gestão de obras irá englobar uma série de tarefas que o gestor terá que dominar e administrar. Logo, deve-se controlar os recursos pessoais e materiais do projeto. 

Como por exemplo, o controle de Orçamento, a contratação de pessoas e equipamentos terceirizados. Assim como a comunicação entre todos os envolvidos, a qualidade das tarefas sendo executadas no canteiro, o tempo de execução dentro do prazo, entregas, entre outras tarefas.

Porém, antes de tudo deve-se definir as escalas de gerenciamento na obra. Todas as tarefas estarão interligadas e não podem interferir negativamente umas sobre as outras.

O modelo mais adequado deve ser definido previamente entre as partes envolvidas e acordadas em contrato. Normalmente, as escalas de gerenciamento podem ser total ou parcial.

No gerenciamento total, inclui-se a contratação de materiais, serviços e mão de obra sendo gerenciados pelo contratado. Já a gestão parcial, confere alguns itens gerenciados pelo engenheiro, enquanto outros ficam sendo de responsabilidade do cliente.

 Depois que isso é definido, passamos para uma das etapas mais importantes da boa gestão de obras: o seu planejamento! Afinal, sem planejamento não há como se fazer uma boa gestão e vice versa.

Planejamento de obra

Como mencionamos acima, o sucesso de uma gestão de obras vai depender bastante do seu bom planejamento. Logo, este inclui sincronizar bem as equipes que atuam na execução do projeto, além de contar com um cronograma realista.

Para isso, esse planejamento deve ser organizado com total compreensão do projeto, como etapas, prazos, processos construtivos e recursos disponíveis.

Além disso, é preciso incluir tudo que possa impactar o cronograma, como feriados e férias de profissionais. Simultaneamente, o tempo necessário para tomada de decisões junto ao cliente, falta de material ou recursos, mau tempo etc.

Isso porque o grande desafio de uma gestão de obras é garantir o cumprimento do cronograma de prazos definidos. Isso de acordo com os fornecedores e prestadores de serviços, pois nem sempre cumprem com os prazos.

A solução é substituir fornecedores que não cumpram os prazos, assim como a mão de obra que não tiver qualidade. Além disso, o cronograma deve listar os serviços que serão executados de forma lógica com prazos e datas definidos. Assim como os projetos complementares devem ser todos compatibilizados entre si e detalhados, além de coerentes e de acordo com a realidade.

Mobilização de obra

Com o planejamento finalizado, você pode iniciar a mobilização da obra no canteiro.

No caso de terrenos novos, constrói-se o barracão ou aluga-se um contêiner para organizar a infraestrutura necessária para a obra. Dessa forma, bons exemplos são as instalações dos profissionais e ligação de energia e água. 

Já se tratando de reformas, é necessário escolher os locais de armazenamento de materiais, apoio de escritório, acessos, conversar com a vizinhança, síndico, porteiro, contêineres para entulho, etc.

É nesta fase também que realizam-se as demolições, em que deve-se estar atento para evitar atingir estruturas e instalações existentes.

Compra de materiais

Outra etapa importante da gestão de obras é a compra dos materiais.  Ainda mais que alguns materiais precisam de um prazo maior para serem entregues e dependem da finalização de etapas anteriores. 

Assim, o gestor precisa ter ciência desses prazos e das necessidades de cada fornecedor para liberar as frentes de trabalho. Por exemplo, marcenaria e marmoraria têm prazos de entrega mais extensos e necessitam de “medição” liberada para a instalação.

Já outros materiais devem ser comprados de acordo com suas etapas de instalação para evitar que fiquem jogados no canteiro. Dessa forma, evita-se que esses materiais se quebrem ou se percam, como louças, pisos e ferragens

Portanto, uma boa gestão deve entender do ciclo de andamento da obra, a fim de organizar todas as tarefas. Para isso, uma possibilidade é listar os insumos necessários para serem adquiridos, e pessoas e/ou empresas a serem contratadas. Dessa forma, evita-se o desperdício de material e não atrapalha a logística da obra.

Gestão de equipes

Outra questão na gestão de obras é a contratação das equipes e o gerenciamento das diferentes atividades durante a obra. Nesse ínterim, o gestor deve trabalhar com pessoas em quem confia e capazes de fornecer bons resultados. Ou seja com qualidade e dentro do prazo.

Para isso, uma boa gestão de obras deve ser feita por um profissional que tenha conhecimentos técnicos, administrativos e comportamentais para exercer a Liderança necessária. Assim, é provável que este tenha o apoio da sua equipe ao executar o trabalho.

Ou seja, o gestor deve se cercar de todo o conhecimento sobre tudo que envolve o projeto. Em suma, entenderá como as coisas devem funcionar dentro da obra, tomar as decisões certas, assim como passar instruções cabíveis.

Imprevistos

Os imprevistos são inevitáveis, mesmo em uma boa gestão de obras. Pois, embora possamos organizar tudo de forma detalhada e ter todos os conhecimentos necessários sobre o projeto, existem coisas que não podemos controlar.

Para lidar com imprevistos, você vai ter que contar com um bom planejamento. Portanto, tudo o que foi mencionado acima não deve ser negligenciado, principalmente o cronograma.  

O planejamento pode ser feito de várias formas. Como por exemplo em planilha no Excel ou através de softwares como o MS Project e o Mais controle. 

 O Trello, se for adaptado de forma descritiva para cada obra, pode ser tanto uma ferramenta de mapeamento de etapas quanto de ajuste de cronograma. Afinal, cada gestor tem a sua forma de se organizar melhor.

O mais importante é manter as informações organizadas, para que seja possível garantir o sucesso do projeto e suas exclusividades. 

Como por exemplo, cubas esculpidas ou com detalhes de acabamentos muito específicos, luminárias diferenciadas, rodapés embutidos, equipamentos que exijam cuidados especiais, revestimentos não convencionais. Além disso, não se esqueça dos serviços que precisam ser encaixados em vários momentos durante a obra, como é o caso da pintura.

Cabe ao gestor identificar quais são as exclusividades desses itens e, se necessário, consultar a disponibilidade com os fornecedores. Assim, incluir tudo no planejamento evitando maiores imprevistos.

O Mais Controle

Não há como fazer uma boa gestão de obras sem contar com o auxílio da tecnologia. Felizmente, existem softwares capazes de ajudar engenheiros e arquitetos em seu dia-a-dia de planejamento de projetos e execução de obras.

A tecnologia BIM, por exemplo, está ajudando muito projetistas a compatibilizar seus projetos, gerando cálculos menos passíveis de erros. Dessa forma, o software além de ajudar, pode treinar alguém para fazer isso de forma mais organizada. Assim, fornecer maior segurança para o arquiteto ou engenheiro gerir sua equipe e apoiar o orçamento e cronograma.

O Mais Controle pode ajudar o gestor a desempenhar tarefas complexas de forma ágil e prática.

1) Planejamento de Obra

Como falado anteriormente, o Planejamento de obra é um dos principais pontos da boa gestão de obras. No Mais Controle é possível realizar o seu planejamento com estrutura tanto analítica quanto sintética. 

Do mesmo modo, pode-se trabalhar por composição de custos, custo unitário ou por verba, deixando sempre claro os custos com material, mão de obra, equipamentos e despesas da sua obra. Feita sua estrutura de custos, realize seu Cronograma Físico Financeiro e analise os relatórios gerados pelo sistema.

2) Orçamento e Proposta 

Feito o orçamento de custos, aplique o seu BDI sobre para obter o preço de venda. Dessa forma, configure e gere uma proposta comercial personalizada em instantes para enviar diretamente para o seu cliente.

3) Contas pagar e receber 

Lance as suas contas a pagar e receber e tenha todas as movimentações financeiras em um só lugar. Liquide suas contas com apenas um clique e aplique filtros para gerar análises e tomar decisões. 

Posteriormente, importe o arquivo XML de notas fiscais e tenha a curva ABC de materiais utilizados na sua obra.

4) Gestão de Obras

Integrando o planejamento com o financeiro, compare os custos, datas, curva S e relatórios de Planejados Vs. Realizados das obras. Desta forma, tome decisões baseadas em dados ainda durante a execução das suas obras para corrigir os rumos.

5) Fluxo de Caixa

Controle o fluxo de caixa da sua empresa e de suas obras automaticamente a partir da gestão das movimentações financeiras. Análise-o de forma diária ou mensal e tenha o saldo das suas contas bancárias sempre atualizados.

6) Resultados 

Visualize os resultados da sua empresa e das suas obras segundo a regra da DRE (Demonstrativo de Resultados em Exercício). Imediatamente, acompanhe a saúde financeira da sua empresa e saiba se está se comprometendo com mais dívidas ou receitas para o futuro.

Conclusão

Uma boa gestão de obras requer projetos bem feitos e compatibilizados, assim como um estudo minucioso da logística da obra. É necessário manter um bom relacionamento com os fornecedores e parceiros. Ao mesmo tempo, trabalhar dentro de um cronograma feito com base em prazos reais e considerando uma margem de segurança.

É preciso também entender a sequência dos serviços dentro do canteiro, se preparar para os imprevistos e dominar a ansiedade. Feito isso, mãos à obra!